Как подготовиться к переходу на аутсорсинг: чек-лист для руководителя

Переход на аутсорсинг бухгалтерии — как переезд в новый офис: требует чёткого плана и подготовки. Рассказываем, как организовать процесс без потери данных, штрафов и конфликтов с текущим бухгалтером.

Этап 1: Проведите аудит текущей ситуации

Прежде чем передавать учёт, нужно понять, в каком состоянии находятся ваши данные.

Что проверить:

1. Целостность базы 1С: Нет ли «битых» проводок или незакрытых периодов.
2. Первичные документы: Все ли акты, накладные и счета-фактуры сохранены (включая сканы).
3. Отчёты: Сверьте последние сданные декларации с данными в системе.
4. Кадры: Наличие трудовых договоров, больничных, приказов.

Пример из практики:

Как это сделать:

1. Запросите у текущего бухгалтера архив базы 1С (выгрузку в формаре .dt).
2. Используйте чек-лист для аудита, чтобы ничего не упустить.

Этап 2: Организуйте передачу документов

70% проблем при переходе возникают из-за хаоса в первичке.

Правила передачи:

1. Электронный архив:
2. Объедините все документы в облачное хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск) с разбивкой по месяцам.
3. Проверьте, чтобы сканы были читаемыми, а названия файлов соответствовали датам и контрагентам.
4. Доступ к 1С:
5. Если используется облачная версия — предоставьте временный доступ.
6. Для стационарной — сделайте выгрузку базы.
7. ЭЦП и банки:
8. Решите, кто будет хранить электронную подпись: вы или подрядчик.
9. Настройте права доступа к банк-клиенту (например, только на формирование платёжек).

Важно: Закрепите передачу актом приёма-передачи, даже если работаете с цифровыми документами.

Этап 3: Настройте процессы взаимодействия

Чтобы не допустить сбоев, продумайте:

1. Кто будет отвечать за передачу первички? Например, менеджер по продажам загружает накладные в общее облако раз в день.
2. Как вы будете получать отчёты? Доступ к 1С, еженедельные сводки на почту, уведомления в Telegram.
3. Что делать в срочных случаях? Например, для подписания счёта-фактуры в нерабочее время.

Совет: Проведите встречу с сотрудниками, которые будут связаны с передачей данных. Объясните новые правила и зоны ответственности.

Этап 4: Урегулируйте отношения с текущим бухгалтером

Резкий переход может вызвать недовольство штатного специалиста. Чтобы избежать саботажа:

1. Предупредите сотрудника о переходе за 2 недели.
2. Попросите составить подробную инструкцию по специфике учёта.
3. Если бухгалтер увольняется — запросите письменный отчёт о завершённых и pending задачах.

Реальный кейс:

Этап 5: Протестируйте взаимодействие

Перед полным переходом проведите пробный период (1-2 недели):

1. Передайте часть документов (например, только первичку за текущий месяц).
2. Проверьте, как работает коммуникация: скорость ответов, качество учёта.
3. Убедитесь, что все интеграции (банки, маркетплейсы) работают корректно.

Что может пойти не так:

1. Налоговая не принимает отчёт из-за ошибки в настройках ЭДО.
2. Данные из Wildberries не загружаются в 1С.

Заранее обсудите с подрядчиком, как решать такие проблемы.

Чего нельзя делать при переходе

1. Удалять старые данные. Архив бухгалтерии должен храниться минимум 5 лет.
2. Дублировать задачи. Если передали первичку на аутсорсинг, не дублируйте ввод вручную.
3. Игнорировать обучение. Даже если процессы автоматизированы, ключевые сотрудники должны знать, как передавать документы.

Что делать после перехода?

1. Первые 3 месяца: Запрашивайте еженедельные отчёты о ходе работ.
2. Контролируйте сроки: Сверяйте даты сдачи отчётности с графиком.
3. Проведите повторный аудит: Через квартал убедитесь, что все ошибки исправлены.

Итог

Подготовка к переходу на аутсорсинг занимает 2-4 недели, но экономит месяцы нервов в будущем. Главное — не спешить, проверить каждый этап и настроить прозрачное взаимодействие с подрядчиком.